Categorieën
Thema's

Thema V: notariële akten

Een zéér rijke bron van informatie, dat is wat de notariële akten zijn voor de genealoog en familiehistoricus. Notariële akten bevatten een grote variëteit aan gegevens, van informatie over ondernemingen en de koop en verkoop van huizen en ander onroerend goed tot de verdeling van erfenissen, opgestelde huwelijkse voorwaarden en persoonlijke testamenten. Hetgeen je in een notariële akte kan vinden loopt sterk uiteen en het hangt vanzelfsprekend dan ook van de aard van de akte af wat je er wel of niet in gaat vinden.

Nu notariële akten beslist een interessante bron zijn waarin veel informatie te vinden is, zal het weinig verbazingwekkend zijn dat er door veel genealogen en familiehistorici naar wordt gezocht. Hoewel veel archieven al werk hebben gemaakt van de ontsluiting van notariële archieven, is het vinden van een bepaalde notariële akte nog lang niet altijd even gemakkelijk. In dit vijfde thema zetten we de belangrijke en meest interessante informatie voor je uiteen om je voorouders terug te vinden in de notariële akten.

Achtergrond van het notariaat

Belangrijk om vooraf te bespreken is het ontstaan en de ontwikkeling van het beroep van de notaris. Het verhaal van de notaris begint tegen het einde van de dertiende eeuw, toen begonnen geestelijken, benoemd door de keizer of de paus, met de officiële registratie van allerlei soorten zaken. Hetgeen binnen het takenpakket van de notaris viel, liep uiteen van plaats tot plaats en was een stuk omvangrijker dan de taak van de hedendaagse notaris. Tegen de zestiende eeuw begon de (regionale) overheid zorg te dragen voor de aanstelling van notarissen. Tot de invoering van wetgeving voor het ambt van notaris was het notariaat niet overal een bekende praktijk. Met name in het noorden en oosten van Nederland werden de functies van de tegenwoordige notaris door andere functionarissen vervuld, bijvoorbeeld door richters, drosten en redgers en soms ook door pastors en kerkvoogden. De taak van deze functionarissen was dan vaak ook uitgebreider dan die van de notaris zoals wij die tegenwoordig kennen. Het tegenwoordige Belgische grondgebied maakte in 1792 deel uit van de Eerste Franse Republiek, waar een jaar eerder de eerste wetgeving voor het notarisambt werd vastgesteld.

De meest essentiële ontwikkeling voor België echter, was de Ventôsewet die in 1803 tot stand kwam. Hierin werden de belangrijkste kaders geschetst voor het ambt van notaris. Deze wet vormt tot op de dag van vandaag in België nog altijd de basis voor het ambt van notaris. Toen het grondgebied van het huidige Nederland in 1810 geheel bij het Eerste Franse Keizerrijk werd ingelijfd, werd daarmee ook voor Nederland de Ventôsewet van kracht. Waar in het huidige België en het huidige zuiden en westen van Nederland het notariaat eeuwenlang een gangbare praktijk was geweest, was dit voor het noorden en oosten van Nederland een heel ander verhaal. Voor de functionarissen in deze gebieden betekende dit, dat zij zich dit nieuwe ambt eigen moesten maken, zichzelf inlezen in de nieuwe wetgeving en zich voegen naar de functieomschrijving van de notaris. Twaalf jaar na de Belgische afscheiding in 1830 werd in Nederland nieuwe wetgeving ontworpen waarbinnen de notaris zijn taak uitoefende. Deze Wet op het notarisambt uit 1842 vormt, zij het in gewijzigde vorm, nog altijd de basis voor het Nederlandse ambt van notaris.

Werkterrein van de notaris

Hoewel voor de invoering van de Ventôsewet uit 1803 de taak van de notaris vaak veel uitgebreider was, beperkt het zich na die tijd tot een viertal werkterreinen. Deze werkterreinen betreffen het ondernemingsrecht, waarbij te denken valt aan het oprichten van ondernemingen en verenigingen en het uitgeven en overdragen van aandelen, het goederenrecht, waarbij te denken valt aan de koop en verkoop van huizen, grond en ander onroerend goed, het personen- en familierecht en het erfrecht, waarbij valt te denken aan het opmaken van huwelijkse voorwaarden, testamenten en boedelscheidingen en daarnaast als vierde terrein het opstellen van notariële akten vanwege de bewijskracht, die men anders niet zou hebben bij het opstellen van onderhandse akten.

Zoeken in notariële akten

Drie belangrijke notariële termen waarvan je kennis zou moeten nemen zijn de minuut, het afschrift en het repertorium. De minuut is de originele akte die na het passeren, het ondertekenen van de akte dus, bij de notaris blijft berusten. Hetgeen de bij het passeren betrokken partijen ontvangen is een afschrift van de minuut, dus geen originele akte, zoals je die vaak tijdens je onderzoek tegenkomt. Om de administratie van de notaris te ordenen, wordt gebruik gemaakt van repertoria. Een repertorium is een register of overzicht van een bepaalde tijdsperiode, welke de in die periode gepasseerde notariële akten vermeldt. Op iedere repertoriumregel werd meestal de datum van de akte, de aard van de akte en de namen van de betrokken partijen neergeschreven. Het repertorium van een notaris is dus zo’n beetje de klapper waarmee jij de juiste notariële akte van je voorouders kan terugvinden.

Openbaarheidstermijnen

Zowel in Nederland als in België gelden dezelfde openbaarheidstermijnen voor notariële akten. De termijn voor notariële akten bedraagt namelijk 75 jaar, waarbij een uitzondering is gemaakt voor testamenten, waarvoor de openbaarheidstermijn 100 jaar bedraagt. De notariële archieven van notarissen worden als geheel aan een archief overgedragen, maar deze bevatten dus niet de testamenten die minder dan 100 jaar oud zijn, deze zijn er van tevoren al tussenuit gehaald. Mocht je een notariële akte van minder dan 75 jaar oud willen inzien, dan dien je hiervoor contact op te nemen met de betreffende notaris die de akte heeft opgesteld of met diens opvolger. Van de originele akte, de minuut, wordt geen kopie verstrekt. Het is enkel mogelijk een afschrift van deze akte te verkrijgen. Let er wel op dat dit vaak niet goedkoop is, daar veel akten in een algemeen bewaardepot opgevraagd dienen te worden.

Het vinden van notariële akten

Diverse archieven hebben al in meer of mindere mate werk gemaakt van de digitalisering en indexering van notariële akten. In Nederland vind je de gedigitaliseerde en geïndexeerde notariële akten tot 1935 bij gemeentearchieven, stadsarchieven, streekarchieven, regionale historische centra en andere archieven op regionaal niveau. In België vind je de geïndexeerde notariële akten daarentegen met name via de site van het Rijksarchief in België, deze akten zijn helaas niet aan scans gekoppeld. Mocht je op zoek zijn naar scans van Belgische notariële akten, dan vind je er heel wat terug op de site van FamilySearch, met name tussen 1500 en 1800. Ook door heemkundekringen, Familiekunde Vlaanderen en andere zelfstandige verenigingen en vrijwilligers is werk gemaakt van het indexeren of bronbewerken van notariële akten. Je doet er dan ook verstandig aan om eens op internet rond te kijken welke sites jou mogelijk verder op weg kunnen helpen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *